武者修行プログラムとは?

【体験者が徹底解説】ファシリテーションとは?4つの役割と進め方

あなた

ファシリテーションって何?役割は?

こんな疑問に答えます。

どうも、そらりん(@soralin_journey)です。

過去にファシリテーションを活用したインターンに参加し、どういうものか、どんな効果があるのかを直に体験してきました。

その経験をもとに、ファシリテーションとは何なのか、どんな役割があるのか、またその進め方などを解説します。

 

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ファシリテーションとは?

 

ファシリテーションとは、ビジネスにおいて会議などの場面で、活動がスムーズに動くように参加者を促すことです。

Wikipediaの言葉を借りると、以下のようになります。

ファシリテーションfacilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

こちらから引用)

 

ファシリテーターとは?

 

ファシリテーションをする人のことを、ファシリテーターと呼びます。

ファシリテーターは、公平な立場で会議の中に入り込み、課題をスムーズに解決を向かわせる促進者としての役割を担います。

ファシリテーションを行う専門職として、職業としても存在します。

 

リーダーシップとの違いは?

会議やプロジェクトのまとめの役を担う意味では、リーダーとすごく似ていますが、役割は異なります。

ファシリテーターの役割

チーム全員が気持ちよく会議やプロジェクもを進められるように、サポートする。

 

リーダーの役割

会社やプロジェクトの目標・ミッションを掲げ、チームを牽引する。

 

こういった違いがあります。

目的はどちらも目標を達成する意味では同じですが、チームを引っ張るリーダーに対して、ファシリテーターはあくまでメンバーのサポートです。

 

ファシリテーションの4つの役割

 

ファシリテーションの役割は以下の4つです。

①場の提供

②参加者の意見を引き出す

③意見の整理

④合意形成

順に説明します。

 

①場の提供

まずは目的に向かって意見を言い合える場を作ります。

ただやみくもに意見を言い合ってもまとまらないため、目的、ゴールをはっきりとさせ、どのように議論を進めるかを決めます。

 

②参加者の意見を引き出す

次に意見を引き出します。中には意見をなかなか言い出せない人もいます。

そういう人も意見を言い出せるよう、場の雰囲気作りをします。

ファシリテーターが中心となって、なかなか言い出せてない人に質問したり、話を聞いたりしながら、メンバー全員から意見を出していきます。

 

③意見の整理

そして、出た意見を整理します。

ただたくさんの意見が出てもそれだけでは意味がないので、整理する必要があります。

 

④合意形成

そして、最後に会議の最終ゴールとして、意見をまとめて合意まで持っていきます。

チーム全体として一つの回答を作り出して、ファシリテーターの役割は終わりです。

 

ファシリテーションに必要な4つのスキル

 

ファシリテーションでは上の役割が必要で、それを達成するためには決まったスキルが必要になります。

それが以下の4つです。

①場のデザインのスキル

②対人関係のスキル

③構造化のスキル

④合意形成のスキル

順に説明します。

 

①場のデザインのスキル

場のデザインができるスキルとは、意見を出しやすい雰囲気の場を作り、会議の中でメンバーの間をつなぐ力です。

議論化活性化するような雰囲気を作ったり、質問を投げかけたりするなどして誘導したり、会議を効率よくゴールへと向かわせるために必要なスキルです。

 

②対人関係のスキル

対人関係のスキルは、メンバーからうまく意見を引き出したり、意見を受け止め、アイデアを引き出したりするスキルです。

コミュニケーション力が高いだけでは意味がなく、相手が言ってはいないけど心の底では思っていることをうまく引き出すために的確な質問を投げかけたり、

メンバーの言うことに耳を傾けることを重視したりします。

 

③構造化のスキル

構造化のスキルは、たくさん出た意見を整理するスキルです。

議題に沿って出たアイデアを整理して、まとめてどれを採用するかを絞り込んでいきます。

 

④合意形成のスキル

合意形成のスキルは、参加者の意見をまとめて全員が納得する形におさめるスキルです。

全員が納得しないとまたミーティングのあとでまた議論始まるかもしれないので、ここでしっかりとまとめて合意をとっておく必要があります。

 

ファシリテーションの進め方

 

ファシリテーションに必要なスキルがわかったところで、ファシリテーションの進め方を解説します。

以下の4つの手順で進めます。

①場の雰囲気作り

②意見を引き出す

③意見を整理しする

④まとめる

 

①場の雰囲気作り

まずは、場の雰囲気作りをします。

参加者全員会見を出しやすい雰囲気を作っていきます。

場合によっては、アイスブレイクと呼ばれるゲームをやったり、雑談を入れたりもします。

僕の参加したインターンでは、体を動かすゲームをやることで、みんなの口数を増やしました。

場の空気を温めて、みんなの緊張をほぐします。

これで会議のパフォーマンスを最高まで上げます。

 

②意見を引き出す

場の空気が整ったら、いよいよ意見を引き出します。

ここではブレインストーミングと呼ばれる、思いついたことをとにかく出しまくるという手法もよく使います。

このときに大切なのは、誰かが出した意見に対して、絶対に否定しないというルールを設けること。

これはもちろん場合にもよりますが、意見やアイデアをとにかく出したい場合は、このルールをつくることがおすすめです。

否定されると、意見も言いにくくなってしまうので。

このときにファシリテーターはあまり意見が出ていない人に聞いたり、的確な質問をすることで、意見を深堀したりします。

 

③意見を整理しする

意見がたくさん出たら結論に向けて意見を整理します。

出た意見の共通項を探り、まとめる方向へと参加者を導きます。

この段階で決まっていく意見に納得していない人がいたら、見過ごさず、悩みを随時解決していきましょう。

 

④まとめる

そして、意見をまとめます。

全員が納得できるような判断基準を設けて、望ましい結論を導きます。

きちんと全員が納得しているかどうかを確認し、しっかりと当初の会議の目的を達成しているかをチェックして、ファシリテーションは完了となります。

 

ファシリテーションのメリット

 

ファシリテーションのやり方はわかったけど、どんなメリットがあるの?

という方に、ファシリテーションのメリットを解説します。

以下の4つです。

①会議の生産性の向上

②会議時間の短縮

③参加者のモチベーションの向上

④アイデアが出やすくなる

 

①会議の生産性の向上

まず、会議の生産性が上がります。

日本人はよくムダな会議が多いと言われますが、それは目的を見失って、議論が脱線していくからです。

そこでファシリテーターがいれば、議論化脱線しそうになっても、戻してくれます。

結果として、ムダな議論をすることなく、答えに向かって一直線に行くことができ、生産性の高い会議になります。

 

②会議時間の短縮

また、会議時間の短縮にもなります。

先程の会議の生産性が上がるのと同じように、ムダな議論をすることなく、答えを導き出せるため、時間も大きく短縮できます。

僕の体験談ですが、3時間かかっても答えがまとまらない会議がファシリテーターがいることで1時間で終わることもありました。

 

③参加者のモチベーションの向上

また、参加者のモチベーションが向上します。

ファシリテーターがいると、議論が脱線することなく、また停滞することなく、どんどん進んでいくので、モチベーションが高いま保たれます。

ファシリテーターにより議論が整理されながら進むので、達成したい議論目標にどんどん近づいていき、だらける事なく結論まで持っていけます。

 

④アイデアが出やすくなる

また、アイデアが出やすくなります。

場の準備段階で、場の空気が温まっており、頭の回転も速くなっているので、アイデアの出る数はめちゃめちゃ増えます。

ブレインストーミングも組み合わせれば、普通にミーティングするより出る意見の数は倍増します。

雰囲気もお互いが意見を出しやすく設計しているので、普段なら「これ言わないほうがいいかな」と思って出し渋る意見も出るようになります。

 

以上が、ファシリテーションのメリットです。

これを取り入れるだけで、今までぐだぐだとやっていて、短い時間でまとまらなかった議論が有意義に進められ、まとまるようになります。

 

ファシリテーションが体験できるインターン

 

最後にファシリテーションを体験してみたい方に、おすすめのインターンを紹介します。

それは武者修行プログラムというインターンです。

 

武者修行プログラムとは?

武者修行プログラムとは、

ベトナムで開催される、実践形式のビジネス体験インターンプログラムです。

ベトナムのホイアンにある7店舗以上のリアルビジネスのどれかに新人コンサルタントとして入り込み、

その店舗の抱える問題を解決したり、売上をさらに伸ばす企画を立て、オーナーにプレゼンする、ビジネスコンテストの一面も兼ね備えています。

 

武者修行プログラムでファシリテーションが体験できる

この武者修行プログラムで、ファシリテーションが体験できます。

30人の1グループに2,3人のファシリテーターがつき、参加者の成長を促します。

毎日朝と夜に2時間ずつほど、朝礼と終礼という時間後設けられていて、その場で、

・ビジネス知識の共有

・アイスブレイクによる参加者同士のコミュニケーションの活性化

・人間関係構築のノウハウを勉強

などをします。

日本のインターンの中では類を見ないファシリテーションをフルに使ったプログラムになっています。

 

実際に体験してみた感想

・議論が楽しくなった

・アイデアや意見出しがめちゃめちゃ活性化した

・プロジェクトが進むスピードが爆増した

実際に参加してみた感想は上記の通り。

ファシリテーションのすごさを思い知りました。

会議を有効に進める方法を知っているプロが1人いるだけで、会議がダラダラと進むことがなくなり、議論が億劫なものじゃなく楽しくなりました。

結果的にメンバーとの仲も良くなったし、プロジェクトの進むスピードも上がって、結果もしっかりと残せました。

武者修行プログラムの体験談はこちらに書いていますので、合わせて読んでみてください。

【参加者が暴露】武者修行プログラムは怪しい?評判や口コミは?【ベトナム】

 

ファシリテーションを活用して、議論を活性化させよう

ファシリテーションは、会議を有意義に進めるためには欠かせない手段です。

ファシリテーションを活用して、議論をどんどん活性化させて、いいプロジェクトを作り上げましょう。

ファシリテーションについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの本がおすすめです。

 

 

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22歳大学生の時に人格否定と借金のダブルパンチでうつ病になり、人生のどん底に。「これでは社会に出てまともに生きることができない」と思い、 自分を変えるインターン、「武者修行プログラム」に参加し、うつ病克服! その後、ベトナムに移住し、日本語教師を経験したり、レストランを起業したりと行動派に生まれ変わる。現在は日本で会社員をしながら、「武者修行プログラム」のすばらしさを本ブログで伝えています。